Indicadores comerciales para saber qué necesita atención
Un panel sirve si te ayuda a decidir qué hacer. Empieza por cinco preguntas: quién espera un responsable, quién espera respuesta, qué tareas han vencido, qué pruebas o presupuestos necesitan seguimiento y cuántas consultas llegan a cada paso de la venta.
Qué revisar con seis oportunidades de ejemplo
Situación ficticia basada en las seis filas de la plantilla. La hoja sirve para localizar pendientes, no para atribuir ventas o ahorros.
Datos ficticios para explicar el método. No son resultados de clientes.Qué se hace en el ejemplo
- 01
Revisar qué oportunidades abiertas no tienen responsable.
- 02
Comprobar cuáles tienen una próxima acción vencida en la fecha elegida.
- 03
Separar los casos sin respuesta de los tiempos que sí se pueden calcular.
Así queda el ejemplo
De 20 oportunidades abiertas ficticias, 3 no tienen responsable: 3 / 20 × 100 = 15 %. La acción es revisar y asignar esas tres oportunidades. Esta cifra explica una fórmula y no representa el resultado de un cliente.
Fórmulas y ejemplos para revisar el seguimiento
Ejemplos ficticios. Los pendientes se revisan en una fecha concreta. Para saber cuántas oportunidades avanzan, se sigue un mismo grupo desde su entrada hasta la fecha de revisión.
| Indicador | Fórmula | Ejemplo | Qué revisar |
|---|---|---|---|
| Sin responsable | Abiertas sin responsable / abiertas × 100 | 3 / 20 × 100 = 15 % | Asignar o revisar esas oportunidades. |
| Primera respuesta | Mediana de (primera respuesta útil − entrada), en minutos | Tiempos válidos: 10, 20 y 60 min. Mediana: 20 min; 3 casos medidos. | Revisar también las oportunidades sin respuesta. |
| Acciones vencidas | Abiertas con próxima acción anterior a la revisión / abiertas × 100 | 4 / 20 × 100 = 20 %; las que carecen de fecha se muestran aparte. | Revisar el motivo del retraso con su responsable. |
| Pruebas pendientes | Abiertas con prueba realizada y acción vencida o ausente / abiertas con prueba realizada × 100 | 2 / 5 × 100 = 40 %; si el total es cero, muestra «sin casos para calcular». | Acordar el siguiente paso tras la prueba. |
| Presupuestos pendientes | Abiertas con presupuesto enviado y acción vencida o ausente / abiertas con presupuesto enviado × 100 | 3 / 8 × 100 = 37,5 %; si el total es cero, muestra «sin casos para calcular». | Revisar la oferta y su próxima acción. |
| Cuántas llegan a cada paso | Oportunidades del grupo que llegaron al paso / oportunidades distintas del mismo grupo × 100 | 6 de 20 llegaron a una prueba hasta la fecha de revisión: 30 %. | Revisar dónde se detiene ese grupo y qué sigue pendiente. |
Decide qué cuentas y en qué fecha
Una oportunidad es el interés concreto de una persona en un coche. Si pregunta por el mismo vehículo desde dos canales, conserva ambas consultas pero cuenta una oportunidad. Así no aumentas el total por registrar dos veces el mismo interés.
Para ver pendientes, mira las oportunidades abiertas en una fecha concreta. Para ver cuántas avanzan, reúne las que entraron en un mismo periodo y sigue ese grupo hasta una fecha de revisión. Si algunas siguen abiertas, muéstralas también.
Primera respuesta útil y esperas pendientes
Resta la hora de entrada a la primera respuesta útil enviada al cliente. Puedes usar la mediana: ordenas los tiempos y tomas el del centro. Con 10, 20 y 60 minutos, la mediana es 20. Indica cuántos casos has medido y muestra aparte los que aún esperan respuesta.
Aclara si son minutos naturales o de horario comercial. No mezcles ambos ni cuentes un acuse automático como respuesta. Una fecha anterior a la entrada o una fecha vacía necesita revisión.
Pendientes de pruebas y presupuestos
Una prueba o un presupuesto necesitan seguimiento si la oportunidad sigue abierta y su próxima acción está vencida o falta. Calcula cada grupo por separado.
Una misma oportunidad puede tener prueba y presupuesto. No sumes ambos grupos como si fueran oportunidades distintas. Revisa las filas que explican cada cifra, su responsable y lo que falta.
Cuántas oportunidades llegan a cada paso
Toma el mismo grupo de oportunidades recibidas y comprueba cuántas han llegado a una prueba, un presupuesto o una venta hasta la fecha de revisión. Divide cada cantidad entre el total de oportunidades distintas de ese grupo y multiplica por 100.
Ejemplo ficticio: entraron 10 oportunidades y 4 llegaron a una prueba. El resultado es 4 ÷ 10 × 100 = 40 %. Cuenta las que hicieron la prueba aunque después se cerraran; no mires solo su estado actual.
Si quieres calcular cuántas pruebas terminan en venta, el total de partida son las oportunidades que hicieron una prueba. No dividas las ventas de un mes entre las consultas nuevas de ese mes si pertenecen a grupos diferentes. Si el total es cero, muestra «sin casos para calcular».
Cómo utilizar el panel
El panel debe permitir encontrar las filas que explican cada pendiente. Acuerda quién las revisa y cuándo. Empieza por el problema que puede resolver el equipo: falta de responsable, de respuesta o de siguiente paso.
Comprueba que los datos estén al día antes de fijar objetivos. No hace falta añadir cifras que nadie vaya a utilizar para decidir.
Antes de comparar las cifras
Una cifra ayuda si puedes explicar qué cuenta y qué harás con ella.
- Cada oportunidad se cuenta una sola vez.
- Periodo y fecha de revisión visibles.
- Total usado en cada porcentaje explicado.
- Consultas sin respuesta mostradas aparte.
- Pruebas y presupuestos revisados sin sumarlos como personas distintas.
- Cada pendiente tiene alguien que debe revisarlo.
Preguntas frecuentes
Muestra «sin casos para calcular» y conserva el recuento. Si no hay oportunidades, no puedes calcular un porcentaje ni un tiempo de respuesta. No lo presentes como un resultado del cero por ciento.
Una oportunidad puede haber pasado por una prueba y un presupuesto antes de cerrar. Guarda cuándo llegó a cada paso. Así puedes contar lo que ocurrió en el mismo grupo de oportunidades hasta la fecha que estás revisando.
No. Los números son ficticios y explican fórmulas y acciones de revisión. Los objetivos de un concesionario requieren una referencia medida y criterios acordados con su equipo.
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