Plantilla de leads del concesionario que se rellena sola

Descarga y empieza con los ejemplos

El archivo Excel tiene dos pestañas: Seguimiento, con los ejemplos y avisos, e Instrucciones, que explica los campos. El CSV contiene los mismos datos de entrada, separados por punto y coma; no incluye fórmulas ni formato.

En Excel, abre el XLSX. En Google Sheets, utiliza Archivo → Importar → Subir y selecciona el XLSX. Comprueba que las fechas son fechas y no texto. Si importas CSV, selecciona el separador punto y coma y verifica las columnas antes de continuar.

Una fila por oportunidad, sin perder las solicitudes

S01 y S02 son dos consultas del contacto C01 por el mismo coche. La plantilla las reúne en la oportunidad O01 y conserva ambos orígenes: Portal / Web. Si la misma persona pregunta por otro coche, puede tener otra oportunidad.

Cada oportunidad tiene un código distinto para no contarla dos veces. La hoja avisa si hay códigos repetidos. Comprueba el contacto y el coche antes de unir registros; un nombre parecido no basta.

La plantilla adapta el ejemplo de la página del servicio para practicar con una hoja. En su fila O02 faltan el coche y el responsable: el equipo debe completarlos. Es un supuesto distinto del mostrado en la demostración. Ninguno utiliza datos de clientes reales.

Campos que el equipo debe mantener

Registra la hora de entrada y la primera respuesta útil del equipo. Un acuse automático no cuenta como primera respuesta comercial.

Actualiza responsable, estado, próxima acción y vencimiento tras cada interacción. Usa Ganada o Perdida solo cuando existe un cierre confirmado.

• Origen y vehículo de interés.
• Responsable y estado de la oportunidad.
• Primera respuesta y próxima acción con fecha.
• Fecha de prueba, presupuesto y cierre cuando corresponda.

Qué calculan los avisos

La hoja calcula los minutos naturales hasta la primera respuesta registrada. No descuenta noches, fines de semana ni festivos. Una respuesta anterior a la entrada queda marcada para revisión.

Una acción está vencida cuando su fecha es anterior a la fecha de revisión editable y la oportunidad sigue abierta. Si falta la fecha o la acción, aparece Sin próxima acción; una oportunidad cerrada no genera ese aviso.

Las fórmulas cubren las filas 13 a 212. Sustituye los ejemplos y utiliza esas filas. Para superar 200 oportunidades, amplía también los rangos de resumen, fórmulas y validaciones.

Que la plantilla se rellene sola desde el Gmail

Si los avisos del formulario web y de los portales llegan a un Gmail, nadie necesita copiarlos a mano. El script de esta página revisa cada cinco minutos los correos con la etiqueta «Leads» y escribe una fila por oportunidad en la plantilla, con estado «Nueva» y la primera respuesta como próxima acción.

Cada correo queda guardado en una pestaña nueva, «Entradas», con su identificador de Gmail: así un aviso nunca se registra dos veces. Si la misma persona vuelve a preguntar por el mismo coche desde otro canal, la solicitud se une a su oportunidad abierta y el origen pasa a ser, por ejemplo, «Web / Portal».

El script no responde al cliente, no asigna comercial y no rellena la primera respuesta: eso lo hace el equipo. Si necesitáis más datos, como el modelo exacto, el valor de la operación o la financiación, añadid columnas a partir de la S: el script solo escribe de la A a la N y no toca los cálculos.

• Oportunidad y contacto: códigos nuevos (O07, C07…) o el contacto que ya existía, reconocido por email o teléfono.
• Entrada, origen y vehículo: hora del correo, canal según el remitente y el coche del aviso o del asunto.
• Estado: «Nueva» si hay coche y contacto; «En revisión» con «Revisar solicitud incompleta» si falta algo.
• Vencimiento: 60 minutos después de la entrada (se cambia en la configuración del script).

Cómo instalarlo en 10 minutos

Necesitas la plantilla importada en Google Sheets y la cuenta de Gmail que recibe los avisos. No hace falta saber programar ni pagar ninguna herramienta.

Lo probamos el 25 de octubre de 2026 con correos ficticios en un entorno que simula Gmail y Google Sheets: solicitud por la web, la misma persona por un portal, un portal con el coche en el asunto, un correo sin coche y un duplicado. La primera vez que lo ejecutes en tu cuenta, Google te pedirá permiso para leer el Gmail y editar la hoja.

• Importa la plantilla en Google Sheets: Archivo → Importar → Subir → el XLSX.
• En la hoja: Extensiones → Apps Script. Pega el script descargado y guarda.
• Ejecuta probarConCorreosDeEjemplo: escribe cuatro solicitudes ficticias sin leer tu Gmail. Revísalas y bórralas con borrarPruebas.
• En Gmail, crea un filtro que ponga la etiqueta «Leads» a los avisos de la web y de los portales.
• Copia en ORIGENES el remitente real de cada aviso y ejecuta procesarLeadsDelGmail una vez para conceder los permisos.
• Ejecuta activarCadaCincoMinutos. Con una cuenta gratuita de Google, los activadores pueden sumar 90 minutos de ejecución al día; cada revisión tarda segundos.

Qué no conviene automatizar

Automatizar la entrada ahorra tiempo sin riesgo. Automatizar lo que se le dice al cliente, no tanto. Algunos asistentes de IA proponen responder solo «tengo ese coche disponible» sin comprobar el stock; si ya está vendido, es la forma más rápida de perder la confianza del cliente.

Mantén estas decisiones en manos del comercial, al menos hasta que el proceso funcione sin sorpresas.

• Confirmar disponibilidad, precio, descuentos o financiación sin comprobarlo.
• Contar un acuse automático como primera respuesta: la plantilla mide la primera respuesta útil.
• Repartir leads sin reglas acordadas por el equipo.
• Enviar los correos de los clientes a una herramienta de IA sin revisar quién trata esos datos y con qué contrato.

Dónde ayuda la IA, sin complicarlo

El script no usa IA: lee las líneas «Nombre:», «Teléfono:» o «Vehículo:» de los avisos, el remitente y el asunto. Para la mayoría de los avisos de formularios y portales basta con eso, y no saca los datos de tu cuenta de Google.

La IA es útil en las filas que quedan «En revisión», cuando alguien escribe un correo libre. Pega el texto en la herramienta de IA de tu empresa con esta instrucción: «Extrae de este correo de un cliente de un concesionario: nombre, teléfono, email, coche o modelo que le interesa y qué pide. Si un dato no aparece, escribe ‘no indicado’. No inventes nada».

También ayuda a resumir la semana a partir de la hoja, sin nombres ni teléfonos (cuántas oportunidades siguen sin respuesta, por canal y por comercial), y a preparar borradores de respuesta que el comercial revisa antes de enviar. Usa una versión de empresa con contrato de tratamiento de datos, no una cuenta personal.

Cuándo la hoja deja de ser suficiente

La hoja funciona si el equipo acuerda quién actualiza los datos y quién puede verlos o cambiarlos. Mantén un registro principal y revisa los permisos antes de compartir información de clientes.

Si necesitáis muchas personas, varias sedes, un historial completo o conexiones constantes, compara el programa que ya usáis antes de ampliar la hoja. Cualquier conexión necesita opciones y permisos que el proveedor confirme.