Asignación automática de leads: reglas por sede, vehículo y disponibilidad

Qué debe estar definido antes del reparto

Antes de automatizar hay que saber qué equipos pueden atender cada vehículo, zona y tipo de solicitud. Si estas decisiones cambian según quién mire la bandeja, todavía falta ordenar el criterio.

• Sedes y equipos responsables.
• Vehículos, marcas, familias o stock que atiende cada equipo.
• Horarios y disponibilidad operativa.
• Prioridades comerciales aceptadas.
• Responsable de revisar excepciones.

Orden recomendado de las reglas

Las reglas deben aplicarse en un orden estable. Primero se comprueba si el lead pertenece a una sede o vehículo concreto; después se evalúan zona, idioma, disponibilidad o carga.

Si varias reglas coinciden, debe existir una prioridad explícita. Repartir al azar sin trazabilidad dificulta explicar por qué un comercial recibió o perdió una oportunidad.

Reparto por sede y vehículo

Cuando el interés ya identifica un vehículo o ubicación, la asignación puede dirigirse al equipo que controla ese stock. Si la disponibilidad cambia, la regla debe consultar una fuente mantenida o enviar el caso a revisión.

No conviene automatizar una regla basada en inventario si el dato llega tarde o no tiene un responsable de actualización.

Carga, turnos y ausencia del comercial

La carga puede utilizarse como criterio secundario, pero no debería ocultar especialización o continuidad comercial. Un lead ya atendido debe conservar su contexto y responsable salvo que exista un traspaso registrado.

Vacaciones, turnos y ausencias necesitan una regla de sustitución con fecha de inicio y finalización para evitar desvíos permanentes.

Qué hacer con las excepciones

Un dato incompleto, una coincidencia entre sedes o un vehículo sin responsable no deben bloquear el flujo ni provocar una asignación silenciosa. El sistema debe crear una cola de excepción con motivo y plazo de revisión.

• Sin sede o vehículo identificable.
• Datos de contacto incompletos o duplicados.
• Reglas contradictorias.
• Responsable ausente sin sustituto.
• Canal que entrega información fuera del formato esperado.

Métricas para revisar el reparto

Conviene medir tiempo desde entrada hasta asignación, porcentaje automático, excepciones abiertas, reasignaciones y oportunidades sin aceptar. Una tasa automática alta no sirve si aumenta los traspasos o asigna sin contexto.